اللائحة التنفيذية لنظام الدفاتر التجارية

قرار وزاري رقم (699) وتاريخ 29/7/1410هـ

بإصدار اللائحة التنفيذية لنظام الدفاتر التجارية

إن وزير التجارة

بعد الاطلاع على المادة الخامسة عشرة من نظام الدفاتر التجارية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (61) وتاريخ 27/12/1409هـ.

وبناءً على ما تقتضيه المصلحة العامة.

يُقرر ما يلي:

المادة الأولى:

يُقصد بالتاجر، في تطبيق نظام الدفاتر التجارية، التاجر الفرد والشركة التي يكون غرضها الرئيسي القيام بالأعمال التجارية.

المادة الثانية:

كل تاجر يزيد رأس ماله على مائة ألف ريال، يلتزم بمسك الدفاتر التجارية المنصوص عليها في المادة الأولى من نظام الدفاتر التجارية.

وفي حالة منازعته في أن رأسماله لا يزيد على المائة ألف ريال، يجوز لوزارة التجارة الرجوع إلى مصلحة الزكاة والدخل لمعرفة رأسماله.

المادة الثالثة:

يكون دفتر اليومية الأصلي ودفتر الجرد ودفتر الأستاذ العام وفقاً للنماذج المرفقة بهذه اللائحة. ويجوز أن تدون البيانات الخاصة بالدفاتر التجارية عن طريق الحاسب الآلي وذلك بالنسبة للمؤسسات والشركات التي تستخدم الحاسب الآلي في حساباتها وفقاً للقواعد الآتية:

أولاً: يجب أن يتصف نظام الحاسب الآلي بما يلي:

أ. أن يسمح النظام المتبع في معالجة المعلومات التي تدون على الحاسب الآلي بالتفتيش على هذه المعلومات في أي وقت.

ب. يجب استخراج بيانات مطبوعة من الحاسب الآلي (مخرجات) بشكل دوري ومنتظم (أسبوعي، شهري، ربع سنوي، إلخ) وتكون هذه المخرجات باللغة العربية ومرقمة الصفحات ومؤرخة وتتضمن جميع المعلومات المدخلة في الحاسب الآلي لتكون مستنداً يمكن الرجوع إليه لتحديد أي إضافات أو حذف من المعلومات المدونة على تلك المخرجات بحيث يمكن ربط ومقارنة البنود الظاهرة في المخرجات بمفردات المدخلات مفردة مفردة.

ج. أن يكون كل بند من البنود الظاهرة في المخرجات مؤيداً بمستند مكتوب، وفي حالة غياب ذلك بسبب إدخال المعلومات مباشرة في الحاسب الآلي يجب أن يُعزز البند بإيضاح مكتوب.

د. أن تتوفر إمكانية استخراج وإعادة استخراج المخرجات المذكورة أعلاه في أي وقت.

هـ. أن توثق المنشأة نظام إدخال وتوجيه المعلومات (القيود المحاسبية) في الحاسب الآلي وبرامج الحاسب الآلي إذا كانت تعدها المنشأة بنفسها، والتعليمات المتعلقة بتشغيل الحاسب الآلي ووظائف واختصاصات الأفراد الذين يقومون بتشغيله، وذلك للرجوع إليها عند الحاجة.

و. أن تتوفر لدى المنشأة وسائل الأمان الكافية التي تكفل الحفاظ على أمن وسلامة أجهزة الحاسب الآلي وبرامجه، وأن يكون لديها ضوابط رقابية كافية تحول دون التلاعب في البرامج والمعلومات المثبتة على الحاسب الآلي (المدخلات والمخرجات)، وإنه يمكن فحص ومراجعة الوسائل والضوابط.

ثانياً: تكون المنشآت التجارية التي تستخدم الحاسب الآلي لدفاترها التجارية، مسؤولة مسؤولية مباشرة عن صحة البيانات المحاسبية المدونة في الدفاتر التجارية، وبما يطابق فعلاً ما تم الاحتفاظ به لتلك البيانات والمستندات والمعلومات المحفوظة بالملفات، وفي حالة حدوث ما يخالف ذلك تطبق على المنشأة وكل من تسبب في ذلك ما تقضي به الأنظمة والتعليمات المعتمدة.

ثالثاً: يتعين على المحاسب القانوني الذي يقوم بمراجعة حسابات المنشأة أن يقدم تقرير (فحص تأكيدات) يؤيد بموجبه التأكيد الصادر من إدارة المنشأة من أن البيانات الخاصة بالدفاتر التجارية تم إثباتها في الحاسب الآلي حسب النظام، وأن البيانات الظاهرة في القوائم المالية للمنشأة تتفق مع التقارير المستخرجة من الحاسب الآلي.

المادة الرابعة:

يجب قبل استعمال الدفاتر التجارية أن ترقم كل صفحة من صفحاتها وأن تقدم للغرفة التجارية الصناعية الواقعة في دائرتها محل نشاط التاجر لاعتمادها بتوقيع الموظف المختص على الصفحتين الأولى والأخيرة من كل دفتر وختمهما بخاتم الغرفة بعد التحقق من تسلسل الترقيم.

المادة الخامسة:

يخصص في كل غرفة تجارية سجل خاص يقيد به عدد الدفاتر التجارية التي تم اعتمادها لكل تاجر وأنواعها وتاريخ اعتمادها، وبيان أسماء مشروعات التاجر التي ستخصص لها تلك الدفاتر.

المادة السادسة:

يجب أن تكون الدفاتر التجارية خالية من أي فراغ أو كتابة في الهوامش أو كشط أو تحشير فيما دون بها. وفي حالة وقوع خطأ في قيد أحد البيانات يتم تصحيح هذا الخطأ بقيد آخر في تاريخ اكتشافه.

المادة السابعة:

لا يجوز للتاجر استعمال دفتر جديد إلا بعد انتهاء صفحات الدفتر السابق والتوقيع على الصفحة الأخيرة منه بعد آخر قيد فيه من أحد المحاسبين القانونيين المرخص لهم، وتقديم شهادة من المحاسب بذلك، أو تقديم الدفتر للموظف المختص بالغرف التجارية والصناعية للتوقيع عليه بما يفيد ذلك.

المادة الثامنة:

يتعين على التاجر وورثته عند وقف نشاط المحل التجاري تقديم الدفاتر التجارية الخاصة بالمحل إلى الموظف المختص بالغرفة التجارية والصناعية للتأشير عليها بما يفيد ذلك.

المادة التاسعة:

يصدر باعتماد تعيين موظفي الغرف التجارية والصناعية المنوط بهم القيام بأعمال الدفاتر التجارية المنصوص عليها في هذه اللائحة، قرار من وزير التجارة.

المادة العاشرة:

يتولى مباشرة الادعاء العام أمام ديوان المظالم في مخالفات أحكام نظام الدفاتر التجارية ولائحته التنفيذية، ممثل الادعاء العام بالوزارة وفروعها كل بحسب اختصاصه.

المادة الحادية عشرة:

ينشر هذا القرار بالجريدة الرسمية ويعمل به اعتباراً من تاريخ نشره.